Ob ein Emailkonto besser per IMAP oder POP3 abgerufen werden sollte, muss letztendlich jeder Kunde selbst entscheiden. Im folgenden ein paar Erklärungen zu den beiden Verfahren und den Vor- bzw. Nachteilen in verschiedenen Szenarien:

der Standard ist POP3
hierbei werden die Emails vom jeweiligen Emailprogramm (Client) wie z.B. MS Outlook, Thunderbird oder Apple Mail direkt vom Server heruntergeladen und anschließend auf dem Server gelöscht.
Somit reicht bei regelmäßigem Abruf ein sehr kleines Emailpostfach aus, denn es wird auf dem Server regelmäßig “geleert” – die Emails liegen dann auf dem lokalen Endgerät, auf dem der Client eingerichtet ist.

Spätestens wenn man an mehreren Geräten das selbe Emailkonto benutzen will und z.B. sowohl am PC zu Hause als auch auf dem Smartphone der Posteingang synchron sein soll, muss die Standardeinstellung im jeweiligen Client so verändert werden, dass eine “Kopie der Email auf dem Server belassen” wird.
Weiterhin muss eingestellt werden ob und wann eine gelesene Mail auf dem Server gelöscht wird. Häufig ist die Standardeinstellung “nach einer Woche”.
Bleiben die Mails auf dem Server und kein Client löscht sie, wird entsprechend die Größe (benutzter Speicherplatz) des Emailkontos auf dem Server größer.
In der Regel sind Mails die auf dem PC gelesen wurden und dann nochmals am Handy abgerufen werden, auf letztem dann erneut als “ungelesen” markiert, was die Übersicht erschwert. Sollten nun noch verschiedene Personen das selbe Emailkonto benutzen, ist die Gefahr groß, dass eine bereits beantwortete Email von der zweiten Person nochmals beantwortet wird. Das wirkt unprofessionell.

An dieser Stelle sollte entscheiden werden, ob man die “Datenhoheit” der Emails sem Server oder seinem eigenen PC überläßt.
Auf dem eigenen PC sind sie sehr gut aufgehoben und können entsprechend gesichert werden.

Alternativ bietet sich IMAP an:

Bei IMAP bleibt die Email immer auf dem Server (der Speicherplatz steigt im Mailkonto) und der Client ruft lediglich eine Kopie der Emails ab. Allerdings wird auf dem Server auch der Status der Email aktualisiert. Sofern mehrere Mitarbeiter das selbe Emailkonto (z.B. info@) bearbeiten und der 1. Mitarbeiter eine Mail beantwortet hat, wird auf dem Client des 2. Mitarbeiters die Mail bereits als beantwortet angezeigt.
Selbes gilt für den Abruf des Mailkontos durch eine Person aber von verschiedenen Endgeräten. Beantworte ich eine Email am Smartphone, wird später auch im Büro oder zu Hause der entsprechende Status an der Mail im Posteingang sichtbar sein.
Nachteil: die Emails bleiben ständig auf dem Server gespeichert, die Datenhoheit liegt also nicht auf den eigenen Geräten, sondern auf dem Server. Weiterhin muss bei hohem Mailaufkommen entweder das Mailkonto ausreichend vergößert werden oder ein Teil der Emails an mindestens einem Client archiviert werden. Letzteres ist hier zu empfehlen!
Außerdem muss in jedem Client eingestellt werden, ob auch die gesendeten Emails, Entwürfe und der Papierkorb auf dem Server oder auf dem jeweiligem Client gespeichert werden soll. Sind die Antworten auch für alle Mitarbeiter oder auf allen benutzten Endgeräten interessant, dann muss dies entsprechend so eingestellt werden, dass alle Daten auf dem Server gespeichert werden.

Sollten spezifische Fragen zu diesem Thema auftauchen, einfach eine Email an uns! 🙂

Hier noch ein Auszug aus Wikipedia zu den Vor- und Nachteilen der beiden Protokolle:

Vor- und Nachteile von POP3

Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Post_Office_Protocol

Vor- und Nachteile

Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Internet_Message_Access_Protocol